Office Managerin (m/w/d) – [2882]

Office Managerin (m/w/d) – [2882]

Für einen unserer international tätigen Kunden in Köln suchen wir eine/n Office Manager/in (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Sie sind für die komplette Organisation und reibungslose Umsetzung der administrativen Abläufe im Kölner Büro verantwortlich. Dadurch unterstützen Sie sowohl die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Köln, als auch teilweise Kolleginnen und Kollegen an anderen europäischen Standorten.
• In dieser Position sind Sie sowohl telefonisch als auch bei persönlichen Treffen erster Ansprechpartner für Kunden, Interessenten, Lieferanten und alle weiteren Besucher.
• Sie organisieren sowohl einzelne Besprechungen (Vorstellungsgespräche, Besuche durch Kunden etc.) als auch mehrtägige Tagungen mit internationalen Teilnehmern. Die Vorbereitung der Besprechungsräume bzw. die Buchung von Tagungshotels gehören ebenfalls zu Ihrem Aufgabengebiet.
• Die Organisation und Buchung von nationalen und internationalen Dienstreisen, inklusive der Beantragung eventuell notwendiger Unterlagen wie z.B. Arbeitsvisa sind ebenso wie die spätere Überprüfung der Spesen sowie Reisekosten ebenfalls ein wichtiger Bestandteil Ihrer Aufgaben.
• Sie sind für die Abwicklung sämtlicher Bankgeschäfte der deutschen GmbH verantwortlich, stimmen sich mit der Konzernmutter bezüglich der Gehaltszahlungen ab und sind gleichzeitig Ansprechpartner für die Steuerberater und Behörden vor Ort.
• Im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses analysieren Sie bestehende Prozesse, prüfen Verbesserungsmöglichkeiten und stimmen sich auch diesbezüglich mit anderen Standorten ab.
• Sie bearbeiten sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Postsendungen, und stellen sicher, dass Sendungen pünktlich ihr Ziel erreichen. Zusätzlich melden Sie z.B. Musterteile falls notwendig beim Zoll an um eine reibungslose Zustellung an den Kunden zu gewährleisten.
• Sie nehmen Kontakt zu Anbietern von Produkten und Dienstleistungen auf, um den Bestand an Büromaterial und die Wartung der Geräte sicherzustellen, und verhandeln ggf. auch entsprechende Verträge (Autoversicherungen, Telekommunikation etc.)
• Zusätzlich erstellen Sie Besprechungsprotokolle und leiten diese später an den beteiligten Personenkreis weiter.

Ihr Profil:

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung erfolgreich absolviert, oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie sind in der Lage sich selbst und andere sehr gut organisieren und verfügen über ein hervorragendes Zeitmanagement.
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office sowie sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch setzen wir voraus

Ansprechpartner:
Andreas Kaesbach
– Geschäftsführer –

0221 / 297 23 54 -0
bewerbung@fmals.de